Konuşma dilinde akıcı İngilizce konuşuyor olabilirsiniz, fakat konu iş hayatında konuşulan İngilizceye geldiğinde günlük hayatta kullandığımız dil yeterli gelmemektedir. İngilizce iş yazışmalarında dilin akıcı olmasının yanında kelime seçimine, üslubunuza ve yazdığınız metnin uzunluğuna da dikkat etmelisiniz. Örneğin, dil resmi olmalı ve sözcük seçimlerinizi argodan ve kısaltmalardan uzak bir şekilde yapmalısınız. Mail aracılığıyla kuracağınız temaslarda gerekli formata uygun yazmak gerekmektedir. Ayrıca, düşüncelerinizi mantıksal bir akışta vermenin yanı sıra, dil bilgisi ve imla kurallarını da göz ardı edilmemeli ve devrik cümlelerden kaçınılmalıdır. İş yazışmalarında gerekli seviyeye ulaşmanıza yardımcı olabilecek birçok program ve uygulama size eğitim imkânı sunmaktadır. Özetle, İngilizce iş yazışmalarında dikkat edilmesi gereken 3 konu vardır ki bunlar daha verimli ve etkili bir iletişim sağlayarak sizi başarıya ulaştıracaktır.

Amacınızı Net Bir Şekilde Belirleyin

İş yazışmalarında, metnin tonunu ve yönünü belirlemek için gönderilen mail ile neyin hedeflendiği açık bir şekilde bilinmelidir. Amacınız karşı tarafı heyecanlandırmak ve harekete geçirmek ise uzun ve sıkıcı metinlerde kaçınmalısınız. Örneğin, firmanızın yönetici kadrosunu çalışanlar arasında yapılan bir basketbol müsabaka etkinliğine çağırmak istiyorsunuz, böyle bir durumda saygı çerçevesi içinde eğlenceli ve dinamik bir üslup kullanmak daha tutarlı olacaktır. Buna göre, İngilizce iş yazışmalarında dikkat edilmesi gereken 3 konu, amaç tespit etmeyi de kapsamaktadır. Bilgi istemek, bilgilendirmek, davet etmek, izin istemek, kabul etmek, reddetmek ve benzeri temel konularda yazılacak iş amaçlı metinleri bu amaçlar doğrultusunda oluşturmak gerekmektedir.

Muhatabınızı Tanıyın

İngilizce iş yazışmalarında dikkat etmeniz gereken bir diğer konu ise doğru bir dil kullanmak için muhatabınızı tanımaktır. Örneğin, bünyesinde bulunduğunuz şirket adına başka bir şirketle temas kurmanız gerektiğinde muhatap olacağınız şirketin vizyonu ve misyonu konusunda bilgi olmanız sizin avantajınıza olacaktır. Yani, iletişim kuracağınız şirket ya da kimselerin değerlerini, tarzını ve kişiliğini bilerek hareket etmelisiniz. Göndereceğiniz mail’in karşı tarafta ne gibi etkiler yaratacağına kafa yormak etkili olacaktır.

Lafı Gereksiz Uzatmayın

Yazar Ronnie Boung, Effective Business Communication isimli kitabında, iş yazışmalarında abartılı ve uzun cümlelerden kaçınılması gerektiğini belirtmektedir. Konu çok teknik bir mesele değil ise daha spesifik ve net ifadeler kullanmak etkili iletişim için daha yaralı olmaktadır. Örneğin “because” yerine “as a result of” kalıbını kullanmak sadece cümleyi uzatmaktadır. Hedefinizi en kısa ve net şekilde ifade etmelisiniz. Ayrıca, yazışmalarda edilgen cümleler yerine, etken fiilli cümleler kullanmanız karşı taraf için daha dinamik bir imaj çizmenizi sağlayabilmektedir.